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June 11

17 comments

Excel & CSV export: updated duration notation

When exporting time entries or projects from mite to Excel or as a CSV, we used to convert the duration to decimal hours. From now on, we display the duration in the hours:minutes notation and additionally in minutes. For example, one and a half hour used to be shown as 1.5. Now, you’ll see 1:30 as well as 90 minutes.

If you still prefer decimal hours, Excel or other spreadsheet software can convert the duration for you. Please divide the minutes by 60, and format cells to display numbers with 2 decimals. It would be an extra step—but hopefully an easy one, manageable by non-Excel-magicians too.

Whenever possible, we strive not to hinder or break existing workflows. This time though, we decided to change things because so much feedback reached us asking for a change. Yes, decimal hours made further processing easy, but you told us that they were also confusing to some, not precise enough or too technical to others. It seems that the one notation, perfect for everybody, does not exist. That’s why we went for a combination: one, hours:minutes, the notation well-known from mite‘s user interface and easily readable by humans, two, mere minutes, the exact notation easily readable by software, and thus easily processable by humans. Furthermore, we won’t have to round the duration anymore, and thus hopefully won’t confuse anybody with revenue calculation.

A warm thank you to all users who got in touch and made us understand why they weren’t happy with the former notation. We’d be glad to hear from you if this update makes your reporting easier!

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Update, June 14th: Your feedback was quite clear: This update was not helpful for most users, quite the contrary. You want the old notation back. We did not expect to judge the situation so badly. We are sorry.

Thus we just decided to roll-back the update. Instead we’ll add a setting, thanks to which you’ll be able to choose the notation that works best for you. We hope to deploy this update’s update until next Monday, June 17th. Please hang on.

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Update II, June 14th: He have just deployed the new setting. You can now choose which format suits you best when exporting to Excel or as a CSV. Please find a detailed description in our new blog post.


Comments

Martin Eckert on Jun 13 at 9:27

hallo zusammen,

mein kommentar: GAR KEINE gute idee!!!!! wer alles bisher in excel gemacht hat braucht jetzt erheblich laenger. nachdem wir ja nun inzwischen zwei darstellungsvarianten, einmal als stunden:minuten und minuten haben, koennte man doch im excel ohne probleme noch zusaetzlich die bisherige dezimaldarstellung einbauen. spalten in excel loeschen ist einfacher als das doofe umformatieren mit ‘mal 60’ und dann zelle auf dezimaldarstellung stellen. machbar??

Julia on Jun 13 at 9:36

@Martin: Herzlichen Dank für dein offenes, direktes Feedback. Es tut mir leid, dass dir unser Vorstoß nun die Arbeit erschwert, das war fraglos nicht unser Ziel. Danke auch für deinen Vorschlag. Wir sammeln aktuell Rückmeldungen zum Update, und werden alle Stimmen in ein paar Tagen natürlich bewerten und überlegen, gegebenfalls noch einmal zusätzlich etwas anzupassen.

Frank on Jun 13 at 15:39

Hallo Julia,

mir erleichtert die Änderung meine Arbeit auch nicht.
Bisher war es sehr einfach die Stunden zu summieren. Das geht so nicht mehr.

Der Vorschlag von Martin finde ich gut.
Wenn alle Optionen im Export sind, ist es ein leichtes, die für einen überflüssigen Spalten zu löschen.

Liebe Grüße
Frank

Fabian on Jun 13 at 15:44

Hallo Julia,

wenn diese Änderung bestand hat, wäre das für mich ein riesiges Handicap.

Ich benutze seit Jahren die Exporte aus Mite für Stundennachweise, und die dezimale Darstellung der Stunden erlaubte hier immer eine einfache Addition der Werte.

Mit der Dauer in Stunden geht das gar nicht, und die Dauer in Minuten ist mMn nicht praktikabel für Stundennachweise. Ich würde mich daher dem Wunsch von Martin anschließen:

- wenn schon neue Formate für die Dauer im Export einführen, dann bitte deswegen nicht das alte Format abschaffen. Es ist in der Tat viel einfacher die zwei nicht benötigten Spalten einfach zu entfernen, als jetzt aufwändig für jeden Export immer wieder Umrechungsformeln anwenden zu müssen.

Ich hoffe daher sehr, dass die Dezimalangaben bald wieder vorhanden sind.

Viele Grüße

Fabian

Julia on Jun 13 at 15:46

@Frank & Fabian: Unseren Dank von Herzen für eure konstruktiven Rückmeldungen!

Es ist für uns superwichtig und hilfreich, viele Stimmen zu hören. In den letzten Jahren meldeten sich vielleicht primär diejenigen Nutzer und Nutzerinnen bei uns, für die die Dezimalnotation nicht passte.

Jürgen on Jun 13 at 18:40
Ich schließe mich meinen Vorrednern an, hätte es auch sinnvoller gefunden, diese beiden neuen Formate einfach zusätzlich zum alten Format in den Export zu bringen. Nun ja. Muss halt so gehen. Ist etwas umständlicher. Und umständich ist ja eigentlich nicht mite-Style … ????
Stefan on Jun 13 at 18:41

Hallo Julia,

auch ich muss mich leider den negativen Rückmeldungen anschließen – warum nicht statt der Minuten wieder die ursprüngliche Anzeige? Auch für mich ergeben sich nun in vielen Tabellen zusätzliche Schritte.

Viele Grüße
Stefan

Julia on Jun 13 at 19:37

@Jürgen: Merci auch für deine Stimme!

@Stefan: Danke auch dir für dein Feedback.

Ganz zurück zur ursprünglichen Anzeige wollen wir nicht. Erstens passte diese für mindestens einige Nutzer nicht, die sich diesbezüglich bei uns meldeten. Es wurden mit Nachdruck andere Schreibweisen gewünscht, vor allem die Stunden:Minuten. Zweitens sind auf zwei Nachkommastellen gerundete Dezimalstunden nicht exakt – beispielsweise 20 Minuten sind nicht genau 0,33 Stunden. Umsätze berechnen wir anhand der Minuten. In den Exportdateien standen (ausschließlich) die gerundeten Dezimalstunden den Umsätzen gegenüber. Berechnete man den Umsatz dann auf Basis dieser gerundeten Werte neu, ergab sich eine zwar erklärbare, aber für manche erst einmal falsch wirkende Abweichung. Aus diesen zwei Gründen war die alte Version nicht ideal, und aus diesen zwei Gründen versuchten wir die Exportdateien zu verbessern.

Moni on Jun 13 at 20:15

Absolutes NoGo eine derartige Änderung ohne jegliche Vorwarnung! Für uns eine ABSOLUTE VERSCHLECHTERUNG – nicht mehr verwertbares Ausgabeformat und zusätzliche Arbeitsschritte, die zusätzlich Zeit kosten. Damit wir (vorerst) mit mite weiter arbeiten können, musste ich jetzt gerade vor meinem Urlaub eine Sonderschicht einlegen.
Wir hatten uns ja gerade wegen des Dezimal-Exports der Zeitangaben für mite entschieden! Und nun so etwas.

Alle Zeitformate im Export und nicht benötigte einfach weglöschen wäre eine Möglichkeit – noch besser: entsprechende Auswahloptionen (Zeiten in welchem Exportformat?). Ein klein wenig Aufwand beim Anbieter und sehr sehr viel ersparte Zeit bei allen Anwendern :-)

Dazu noch unser ganz persönlicher Wunsch (vielleicht steht der ja auch auf anderen Wunschlisten): Beim Export die Reihenfolge der Spalten/Datenfelder nach eigenen Erfordernissen einstellen zu können, damit die Exportdaten dann einfacher als bisher in unsere Zeitnachweise für den Kunden mit vorgegebener Anordnung der Spalten/Datenfelder übernommen werden können. Derzeit ist der erforderliche Nachbearbeitungsaufwand doch erheblich größer als gedacht, denn die “Reports” selbst kann man wirklich keinem Kunden als Rechnungsgrundlage präsentieren.

Die Eingabe durch die “Benutzer” funktioniert ja nun im 4. Monat unserer Umstellung inzwischen ganz passabel. Aber mindestens genauso wichtig ist für uns natürlich, wie wir die erfassten Daten dann auch wieder “herausbekommen” und ohne allzuviel Nachbearbeitungsaufwand weiterverarbeiten können. Da hoffen wir noch auf Verbesserungen …

Julia on Jun 14 at 9:43

@Moni: Danke auch dir für deine Einschätzung hier auf dem Blog sowie per E-Mail. Wir hören dich und alle anderen. Und wollten ganz sicher niemandem Mehraufwand bereiten, sondern ganz im Gegenteil Nutzerwünschen nachkommen und mite verbessern. Dass uns dies offensichtlicherweise nicht für alle gelungen ist, tut uns wirklich, wirklich leid. Auch für uns ist das frustrierend.

Wir möchten heute noch auf allen Kanälen weiteres Feedback sammeln. Und werden uns dann noch einmal zusammensetzen und sehen, ob und wie wir einen zweiten Anlauf unternehmen.

Raphael on Jun 14 at 12:36

Für uns war das Update leider auch eine deutliche Verschlechterung mit erheblichen Mehraufwand. Eine Ankündigung wäre sicher nicht verkehrt gewesen. Sind aktuell etwas ratlos, wie wir am Besten mit der Situation umgehen.

Fabian on Jun 14 at 12:40

Hallo Julia,

> In den letzten Jahren meldeten sich vielleicht primär diejenigen Nutzer und Nutzerinnen bei uns, für die die Dezimalnotation nicht passte.

Naja gut, das mag schon sein.

Aber warum sollten wir User die wir uns jetzt hier beklagen euch auch ausdrücklich schreiben, dass wir die Dezimalfunktion im Export gut und genau so richtig fanden wie sie ist? Zumindest wenn wir keine Ahnung haben, dass diese im Export überhaupt zur Disposition gestanden hat.

Ich sag ja der Telekom auch nicht dass ich glücklich bin, dass mein Vertrag aktuell die Funktion “Telefonieren” unterstützt. Da das Bestandteil des Leistungsumfangs des Produkts ist, das ich “gemietet” habe, nehme ich das als gegeben hin.

Was anderes wär’s wenn die mir jetzt schreiben würden “per 1.07.19” kann ich nur noch surfen, nicht mehr telefonieren. Dann würd ich mich sehr wohl zu Wort melden. Und noch schlimmer fände ich es, wenn ich es einfach erst im Nachhinein erfahre.

Gut, der Vergleich hinkt natürlich etwas, das gebe ich zu… aber wieso habt ihr denn nicht im Vorfeld eure User befragt, bevor ihr ein Feature entfernt?

Ich muss ja nicht unbedingt wissen, dass was neues hinzukommt. Aber wenn was rausgenommen wird wäre es schon gut, mal rumzuhören, ob das bei der Nutzerschaft begrüßt wird oder nicht.

Viele Grüße

Fabian

Julia on Jun 14 at 13:01

Eure Rückmeldungen auf allen Kanälen waren eindeutig: Diese Anpassung war für die Allermeisten nicht hilfreich, im Gegenteil. Das Gros wünscht sich die alte Ausgabenotation, die Dezimalstunden, zurück. Dass wir mit unserem Vorstoß so danebenliegen, hatten wir nicht erwartet. Bitte entschuldigt.

Wir haben uns ergo soeben dazu entschieden, die Anpassung zurückzunehmen. Stattdessen werden wir eine Einstellung einbauen, über die ihr das für euch ideale Exportformat auswählen könnt. Wir hoffen, das Update zum Update bis zum nächsten Montag, den 17. Juni, veröffentlichen zu können. Bitte haltet kurz durch.

Jürgen on Jun 14 at 13:10

Super, danke !!!

Fabian on Jun 14 at 13:53

Klasse. Auch von mir ein herzliches Dankeschön. :-)

Julia on Jun 14 at 19:40

Das angekündigte Update zum Update haben wir soeben veröffentlicht. Man kann nun über eine Accounteinstellung das Ausgabeformat wählen. Für Details klickt euch bitte zu unserem neuen Blogpost.

Merci noch einmal für alle Rückmeldungen. Hoffentlich haben wir nun doch noch eine gute Lösung gefunden – eine, die keine Workflows bricht und denjenigen, die andere Formate wünschen/benötigen, dies trotzdem ermöglicht. Auch eure Kommentare hinsichtlich unserer Kommunikation nehmen wir uns auf jeden Fall zu Herzen. Für uns waren das keine einfachen Tage – aber lehrreiche. Künftige Updates werden wir anders anpacken.

Martin Eckert on Jun 17 at 8:20

da kann ich nur sagen: TIPTOP!

besten dank fuers wiederzurueckanpassen und noch mehr fuer die schnelle reaktion, ich fuehle mich mal wieder bestaetigt: wir benutzen das richtige tool mit dem richtigen support!

schoener gruss – martin

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