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January 27, 2014

21 comments

Recurring project budgets

Machinery needs a little bit of grease every now and then, software an update, and a home a cleaning. Some projects lack the one big final »Done!«—and a feature to budget them smoothly in mite. E.g., if you agreed with your client on maintaining a project for 20 hours a month, you had to add a new project every single month to keep a keen eye on its budget.

No more! You can now set a monthly budget for a project, too. As usually, you can budget in hours or euro or another currency. Simply choose the brand spanking new option »hours per month« or »euros per month«, when adding or editing a project on the tab »Projects«.

Set a monthly budget for a project

mite will then display the percentual useage of the monthly budget and the remaining or exceeded hours or euros in all the familiar places. If the budget exceeds 75%, it will show up on your dashboard report as ‘critical’. Budgets will always be displayed on »Reports => Projects« and on project reports, including possible shared reports.

Project report: budget status of the current month

The project report of active projects will show the budget status of the current month in the upper right-hand corner. The report of archived projects will show the budget average instead.

Project report of an active project: budget status for all months

Click on »Show all months« to have a thorough look at the historical budget data, starting with the first month you tracked a time entry on.

If you did not track any time entries at all on a given month, the average will be calculated excluding this month. Add a time entry with 0:00 to force mite to include an easy-going month in the average.

Hopefully, this update will help you to manage recurring budgets more smoothly. We’d love to hear some feedback. Give it a try and tell us how it’s working for you. Thanks!


Comments

Matthias on Jan 27, 2014 at 20:56

Hach… mal wieder ein durchdachtes und auf den ersten Blick perfekt integriertes Feature… :)

Julia on Jan 27, 2014 at 20:58

@Matthias: Vielen lieben Dank dir das dicke Lob, wir freuen uns!

Christoph on Jan 29, 2014 at 9:35

sehr, sehr nützlich!

Da Stefan on Jan 29, 2014 at 14:17

Oh, sehr fein! Das brauchen wir! :)

Julia on Jan 29, 2014 at 14:19

@Christoph & Da Stefan: Merci für eure netten Reaktionen! Auf dass euch die Erweiterung auch im Alltagstest hilfreich zur Seite steht.

Daniel on Jan 29, 2014 at 15:23

Yay, ewig darauf gewartet, danke – wird gleich ausprobiert!

Victor on Feb 7, 2014 at 9:21

Das klingt wieder mal nach einem sehr durchdachten Feature. Super!

Habt ihr schon mal darüber nachgedacht dieses Feature auch für Wochen anzubieten? Ich werde mal ein bisschen Hintergrund geben damit ihr versteht warum ich frage:

Ich arbeite teilweise als Festangestellter und benutze dafür trotzdem mite um meine wöchentliche Arbeitszeit zu tracken. Ich habe dafür sozusagen ein laufendes Budget, addiere also jede Woche meine x Stunden zum Budget dazu.

Ich kenne natürlich die Implementierung nicht, aber ich vermute, dass die Umsetzung auf Basis des monatlichen Projekt-Budgets nicht allzu schwer sein sollte. Freunde von mir haben das System auch von mir übernommen. Ich bin also nicht der Einzige.

Ich würde mich sehr über Feedback zu dieser Idee freuen. Vielleicht hat ja auch noch jemand einen anderen Ansatz dafür, der es ohne Änderungen einfacher macht.

Julia on Feb 7, 2014 at 9:35

@Daniel: Wie schön, dass dich die Erweiterung freut. Melde dich gerne noch einmal mit einem kleinen Erfahrungsbericht, wenn du das Feature ausführlicher getestet hast.

@Victor: Merci für deinen Vorschlag samt prima Beschreibung! Wir finden es wirklich klasse, wenn Features kreativ genutzt und auf die eigenen Anforderungen hin umgedacht werden. Daumen hoch. Ob wir mite allerdings auch auf solch Kniffe hin optimieren und erweitern sollten?

Wir würden erst einmal gerne abwarten und zuhören, ob eine Wochenoption auch in anderen Nutzungsszenarien weiterhelfen würde. Ab von der Soll-Arbeitszeit scheint es mir zumindest aktuell daran zu mangeln. Und jede einzelne weitere Auswahl fügt auch immer Komplexität für alle hinzu. Ergo freuen wir uns sehr über jede weitere Meinung und jeden Einblick in Kniffe, auch von anderen Nutzern. Schaun wir mal!

Victor on Feb 7, 2014 at 10:17

@Julia, wow das ging ja schnell mit der Antwort:).

Ich fand es schon immer toll, dass ihr sehr darauf bedacht seid nur wirklich für die Mehrzahl der Nutzer brauchbare Features einbaut und nicht, weil sie “toll” sind.

Im Prinzip funktioniert meine Methode ja auch ziemlich gut und ich hätte nichts dagegen sie einfach so weiter zu benutzen. Wollte sie nur mal zur Diskussion stellen, falls vielleicht doch ein paar mehr Leute Bedarf haben.

Mit ist auch noch eingefallen, dass wahrscheinlich schon ein paar Unterschiede zum monatlichen Budget bestehen. In meinem Fall müssen die überschüssigen/fehlenden Stunden nämlich mit in die nächste Woche übernommen werden. Ich glaube das ist beim monatlichen Budget nicht der Fall, oder?

Julia on Feb 7, 2014 at 10:21

@Victor: Merci für die wiederum so nette Reaktion! Beim monatlichen Budget werden verbleibende oder überschrittene Stunden oder Euros aktuell tatsächlich nicht mit in den nächsten Monat übernommen. Das Budget ist jeden Monat identisch.

Ilias on Feb 11, 2014 at 13:09

Die neue Budgetoption “Stunden pro Monat” ist ein Traum!

Wir arbeiten für unsere Kunden mit festen Monatsbudgets und mussten bislang jeden Monat ein neues Projekt anlegen und den Kunden einen neuen Zugangslink zusenden. Jetzt sparen wir uns den ganzen Verwaltungsaufwand und auch unsere Kunden haben mit einem Klick alles im Blick. Danke!

Wenn wir jetzt noch die Möglichkeit hätten die Optik an unser CI anzupassen, dann würde ich mich wagen, mite als “perfekt” zu bezeichnen.

Sebastian on Feb 11, 2014 at 14:16

@Ilias: Vielen lieben Dank für deine begeisterte Beschreibung; da kommt bei uns natürlich auch Freude auf! Genau zur Vermeidung von unnötigem Verwaltungsaufwand war das Feature ja auch gedacht.

Und zur Perfektion: Wir arbeiten dran ;)

Ilias on Feb 11, 2014 at 19:05

Nach der ganzen Lobhudelei habe ich jetzt doch noch einen Kritikpunkt direkt aus der Praxis:

Ruft mich heute ein Kunde an, der im Januar noch 6 Stunden Budget hatte und nun ab sofort auf 10 Stunden aufstocken möchte. Mite zeigt nun für den vergangenen Monat “Reststunden” an, sowas wirft beim Kunden natürlich Fragen auf. Eleganter wäre es, wenn man bei Budgetänderungen bestimmen könnte, ob diese ab dem aktuellen Monat greifen soll oder auch für vergangene Monate gilt. Bei Stundensatzänderungen ist eine solche Funktion ja bereits integriert.

Wie seht Ihr das?

Sebastian on Feb 11, 2014 at 20:00

@Ilias: Danke für deinen kritischen Einblick in die Praxis!

Wir haben exakt diesen Punkt bei der Konzeption auch besprochen. Uns aber gegen “historische Budgets” entschieden, da dies bereits bei Stundensatzänderungen sehr oft zu Verständnisproblemen bei unseren Nutzern führt, und wir davon ausgehen, dass dieses Problem bei Budgets noch massiver auftreten würde. Deswegen haben wir uns entschieden hier die rote Linie zu ziehen.

Ich würde in eurem Fall einfach vorschlagen ein neues Folge-Projekt mit dem neuen Budget anzulegen. Ja, das bedeutet wiederrum etwas mehr Verwaltungsaufwand; sollte aber erstens wesentlich seltener vorkommen und ist in gewisser Weise auch sauberer, da damit die Budgetänderung klar – für beide Seiten – markiert wird.

Wenn du das Folge-Projekt in der Mitte eines Monats neu anlegen musst, musst du eventuell vorhandene Zeit-Einträge des Monats auf das neue Projekt verschieben. Das ist mit wenigen Klicks unter Reports » Zeiten erledigt.

Samir on Mar 21, 2014 at 12:13

Hallo,
mit der API habe ich mite extern eingebunden.
Hier ein Beispiel dazu:
$o_responseXML = $o_mite→sendRequest(‘get’,‘/time_entries.xml);
$o_responseXML = $o_mite→sendRequest(’get’,‘/projectsl’);

Es funktioniert richtig.

Eine Frage habe ich noch:
wie kommt man zum Wert von “Budget” und “verbleibend” ?

Danke & Gruß
Samir

Julia on Mar 21, 2014 at 12:17

@Samir: An das Budget kommst du über eine Abfrage des Projekts heran, die Parameter heißen »budget« und »budget_type«. Die verbleibenden bzw. überschrittenen Stunden bzw. Euros müsstest du dir bitte selbst ausrechnen.

Samir on Mar 21, 2014 at 12:33

Hallo Julia,
vielen Dank für die schnelle Antwort.
Mein XML sieht so aus:

0
minutes

das Budget = 0, was es nicht stimmt.
Kann sein, dass es ein Berechtigungsproblem ist?

Danke & Gruß
Samir

Julia on Mar 21, 2014 at 12:36

@Samir: Wärst du so nett, dich bitte per E-Mail bei uns mit Details zu melden, welches Projekt du abfragst? Dann können wir das sicher klären.

Matthias on Mar 26, 2014 at 14:34

Perfekt… Das habe ich gebraucht…

Christian Aust on Apr 1, 2014 at 13:19

Tolle Sache, die ich da gerade erst entdeckt habe. Eine Frage: Kann ich dieses Herunterbrechen nach Monaten auch nutzen, wenn keine fixe Anzahl Stunden/Euro pro Monat angegeben ist? Ich habe viele Wartungsprojekte, die ich monatlich abrechne und für die ich bislang jeden Monat ein neues Projekt anlegen muss – für die es aber kein definiertes Budget gibt. Was kann ich da tun?

Julia on Apr 1, 2014 at 13:27

@Matthias: Wie schön, dass dir diese Erweiterung weiterhilft, wir freuen uns!

@Christian: Merci auch für dein Lob wie für deine Nachhake! Warum erstellst du dir denn für diese Wartungsjobs bisher Monat für Monat neue Projekt in mite? Das ist mir noch nicht klar geworden. Was genau spricht dagegen, je Wartungsjob ein Projekt einzurichten und dann zur Auswertung unter dem Menüpunkt »Reports => Zeiten« nach diesem Projekt zu filtern und nach »Zeitraum :: Monat« zu gruppieren? So kommst du fix an die Monatssummen heran, ganz ohne separate Projekte und auch ganz ohne dieses neue Budget-Feature.

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